Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ giao tiếp và tăng năng suất trực tuyến toàn diện do Google tạo ra. Đây là một giải pháp hợp tác hiệu quả dành cho người dùng doanh nghiệp, hỗ trợ hoạt động linh hoạt ở bất cứ đâu và tối ưu hóa năng suất làm việc. 

Nếu bạn chưa biết, Google Workspace trước đây được gọi là G Suite, hay Google App. Tuy nhiên, Google Workspace không chỉ có email mà cũng còn bao gồm nhiều ứng dụng và tính năng hữu ích như Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Chat, Google Calendar, Google Sites and Forms.

Trên thực tế, doanh nghiệp chắc hẳn đã sử dụng hoặc quen thuộc với những ứng dụng này. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu theo thời gian thực với đồng nghiệp và cộng tác viên ở mọi nơi trên thế giới nhờ có nhiều ứng dụng có sẵn.

Tính năng nổi bật của Google Workspace

1. Gmail

Ngoài các tính năng thông thường của Gmail như ngăn chặn thư rác, lọc email, lên lịch và tạm ẩn thư cũng như menu chuột phải dễ sử dụng, phiên bản Workspace của Gmail không có quảng cáo và cho phép nhân viên cá nhân hóa tên email của họ để tương ứng với tên miền của công ty. Ngoài ra, khả năng tích hợp liền mạch của Gmail với các công nghệ Workspace khác cho phép người dùng thảo luận về các dự án ngay lập tức thông qua Google Chat và Google Meet hoặc đưa ra lời mời họp qua Google Calendar.

Vì đây là Google nên các thuật toán có sẵn sẽ giúp thay thế các công việc thủ công bằng các công việc tự động. Bạn có thể thấy rằng tính năng Smart Reply và Smart Compose có thể viết email cho bạn thay vì phải nhập từng từ và từng câu sẽ giúp bạn tránh mắc lỗi.

2. Google Drive

Drive là giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây giúp cho việc truy cập tệp trên Workspace trở nên an toàn và bảo mật. Business Standard cung cấp 2TB cho mỗi người dùng, Business Plus cung cấp 5TB và gói Business Starter cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ ban đầu cho mỗi người dùng (dung lượng được gộp lại và chia sẻ cho tất cả người dùng). Một lần nữa, bộ nhớ được gộp cho tất cả người dùng trong cả hai trường hợp.

Shared Drive, với nhiều tùy chọn quyền truy cập và quản lý, là giải pháp hoàn hảo để sắp xếp các tệp và dự án trong quá trình cộng tác.

3. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms

Đây là bộ ứng dụng văn phòng cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm Sheets (dành cho bảng tính), Slides (dành cho bản trình bày) và Forms (dành cho khảo sát), Docs là trình xử lý văn bản dựa trên web của Google. Mục đích của tính năng này là cộng tác theo thời gian thực, cho phép tối đa 200 người dùng xem bài viết cùng một lúc và 10 người dùng cộng tác đồng thời trên đó.

Lịch sử phiên bản giúp người dùng dễ dàng theo dõi các thay đổi của mình hơn, giúp các thay đổi có thể được hoàn tác dễ dàng. Ngoài việc cung cấp liên kết để bất kỳ ai cũng có thể đọc tài liệu, nút Chia sẻ màu xanh lam nằm ở góc trên bên phải màn hình sẽ kiểm soát ai được phép xem nội dung. Quan trọng hơn là bộ ứng dụng này có thể mở và chỉnh sửa các định dạng tệp từ các dịch vụ tương ứng khác của Microsoft.

Ngoài ra, Google Workspace Add-ons sẽ giúp bạn tích hợp nhiều tiện ích hữu dụng trong công việc hàng ngày khi sử dụng các công cụ văn phòng này.

4. Google Calendar

Với khả năng tích hợp liền mạch của Calendar với các ứng dụng Workspace khác như Gmail, Drive và Meet, nhân viên trong doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng lịch trình của đồng nghiệp ngoài việc quản lý lịch của riêng họ.

Tính năng hữu ích của Calendar là khả năng hiển thị toàn bộ lịch trình của người dùng, bao gồm tất cả các sự kiện sắp tới trên một trang, ngoài chế độ xem ngày, tuần, tháng và năm. Để thêm ngày vào nhật ký, chỉ cần nhấp vào nút Tạo, chọn thêm nhiệm vụ, sự kiện hoặc lời nhắc, sau đó hoàn thành các trường còn lại. Bạn sẽ thấy rằng công cụ này bao gồm tính năng thêm khách và vị trí, cùng với tùy chọn tích hợp hội nghị truyền hình.

5. Work Insights

Báo cáo chi tiết là điều bắt buộc đối với bất kỳ tổ chức nào và Work Insights là một tính năng không thể bỏ qua của Workspace. Work Insights có thể hữu ích cho người quản lý, quản trị viên CNTT và nhân viên nhân sự trong việc theo dõi cách nhân viên sử dụng Workspace và hoạt động. Bằng cách sử dụng dữ liệu và hình ảnh trực quan mà người dùng Google Analytics dễ nhận biết, Insights có thể cung cấp thông tin chi tiết về mức độ áp dụng, cộng tác và năng suất.

Báo cáo cũng có thể hiển thị dữ liệu cụ thể của dịch vụ, giúp dễ dàng phát hiện các tùy chọn của nhân viên. Ví dụ: Work insights có thể nhấn mạnh rằng mặc dù 98% nhân viên tỏ ra hài lòng khi sử dụng Gmail nhưng chỉ có 67% thường xuyên sử dụng Sheets.

6. Google Currents

Trung tâm cộng đồng của Workspace, được gọi là Currents, là sản phẩm kế thừa từ Google+, mạng xã hội hiện đã không còn của công ty. Mặc dù không thể cạnh tranh với Facebook về mức độ phổ biến, định dạng mới vẫn có một số tính năng tiên tiến có thể giúp cải thiện khả năng giao tiếp giữa các nhân viên công ty.\

Currents đặc biệt hữu ích cho những công ty có số lượng nhân viên làm việc từ xa lớn, những người cần tăng cường tiếp xúc xã hội giữa các nhân viên vì ứng dụng này hoạt động hiệu quả như một nền tảng truyền thông xã hội dành cho nhân viên. Nhân viên có thể tải lên nội dung trên Currents để có thể xem trên luồng trang chủ và tìm thấy thông qua thẻ. Điều này giúp nhân viên dễ dàng trao đổi ý tưởng và nêu bật những thành tích, bất kể họ làm việc ở đâu. Tất cả các tài liệu và nhận xét có thể được quản trị viên kiểm duyệt.

7. Google Vault

Giải pháp lưu trữ của Google Vault sẽ hỗ trợ các công ty điều hướng lĩnh vực quản trị dữ liệu phức tạp và sinh động.

Đưa ra các chính sách lưu trữ dữ liệu, sẽ quyết định người dùng nào có thể truy cập dữ liệu nào và dữ liệu đó sẽ được lưu giữ trong bao lâu theo yêu cầu của doanh nghiệp, là một trong những công việc đầu tiên đối với người dùng Vault.

Ngoài việc xuất nội dung ở nhiều định dạng khác nhau, Vault còn có thể được sử dụng để tạo báo cáo kiểm tra. Không có gì ngạc nhiên khi Vault có các tính năng tìm kiếm cực kỳ tiên tiến cho phép người dùng tìm kiếm tệp theo loại, người dùng, ngày tháng và từ khóa.

8. Google Chat

Dịch vụ nhắn tin doanh nghiệp chính của Google, Hangouts, đã được thay thế bằng Chat, cùng với phiên bản video của nó, Google Meet.

Ngoài việc cho phép người dùng liên lạc trực tiếp với các liên hệ, dịch vụ và còn cho phép người dùng gửi tin nhắn riêng tư cho một cá nhân hoặc một nhóm lớn hơn thông qua chức năng phòng họp nhóm, có thể chứa tới 8.000 thành viên cùng người dùng bên ngoài. Người dùng có thể sử dụng Gmail để truy cập Chat trực tiếp hoặc thông qua một ứng dụng riêng biệt.

9. Google Meet

Trong thế giới kinh doanh, các cuộc họp trực tuyến ngày càng trở nên quan trọng khi làm việc từ xa. Công cụ họp video của Workspace, Meet, rất dễ sử dụng và trực quan. Ngoài ra còn có những tính năng tích hợp tốt với các ứng dụng Workspace khác nên bạn có thể tham gia Meet ngay từ Calendar hoặc Gmail.

Mọi cuộc gọi video đều có các tùy chọn bố cục có thể tùy chỉnh, khả năng chia sẻ và trình bày màn hình cũng như mã hóa để tăng cường bảo mật. Hơn nữa, phiên bản Enterprise Plus có tối đa 1000 người tham gia và cung cấp số điện thoại quay số cho những cá nhân không thể kết nối qua liên kết.

10. Endpoint

Mặc dù Endpoint có thể không nhận được nhiều sự chú ý như một số dịch vụ Workspace phổ biến hơn nhưng đây vẫn là một công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp. Quản lý Endpoint sẽ giúp kiểm soát tất cả các thiết bị đã đăng ký với công ty nhằm mục đích bảo vệ dữ liệu quan trọng, Chính sách của công ty có thể được đưa vào các tiêu chuẩn bảo mật, chẳng hạn như quy định mật khẩu mạnh với độ dài và ký tự cụ thể.

Rất may là chính sách mang theo thiết bị cá nhân (bring-your-own-device – BYOD) của Endpoint cho phép nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc mà không phải lo lắng về sai sót bảo mật. Điều quan trọng là trong trường hợp bị mất hoặc hư hỏng, thiết bị có thể bị khóa, thậm chí bị xóa.

11. Google Workspace Admin Console

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Workspace cho phép chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi thứ từ một nơi duy nhất. Tính năng này hỗ trợ thực hiện mọi việc từ việc thêm người dùng và nhóm mới, quản lý thiết bị, định cấu hình cài đặt bảo mật (như xác thực 2 yếu tố), thêm miền tùy chỉnh mới cho doanh nghiệp của bạn mà có thể sử dụng cho Gmail.

Lợi ích chính của Google Workspace đối với doanh nghiệp

1. Cộng tác hiệu quả hơn

Lợi ích đầu tiên mà Google Workspace mang đến cho doanh nghiệp đó chính là sự kết nối, cộng tác tuyệt vời, hiệu quả. Các ứng dụng Google Docs, Sheets, Slides khá dễ sử dụng đối với các nhân viên và là công cụ cung cấp các kênh cộng tác thuận tiện – một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn nhờ mọi công cụ của Google Workspace.

Google Docs cho phép nhiều người dùng cộng tác trên đó cùng lúc và xem nhận xét cũng như vị trí của nhau trong tài liệu. Khi ai đó gắn thẻ bạn, bạn có thể được thông báo ngay lập tức – giống như trên Facebook. Hơn nữa, bạn có thể thực hiện hội nghị truyền hình và nhắn tin đơn giản chỉ bằng một cú nhấp chuột vào Google Meet.

2. Quyền truy cập quản lý bằng Google Admin Console

Với Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace, chủ sở hữu công ty có thể xử lý mọi việc một cách thuận tiện từ một địa điểm. Bạn có thể cấp quyền, quản lý thiết bị, quản lý người dùng và nhóm cũng như điều chỉnh cài đặt bảo mật bằng Google Admin Console.

Ví dụ: Quản trị viên có thể thực thi khóa bảo mật, tạo sự tuân thủ, cấm các ứng dụng không đáng tin cậy hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Google cung cấp mã xác minh qua tin nhắn văn bản nếu khách hàng đăng nhập vào Google Workspace trên một thiết bị khác. Khách hàng phải nhập mã này để truy cập dữ liệu của công ty.

3. Email doanh nghiệp được cá nhân hóa và an toàn

Là một dịch vụ email lớn nhất thế giới, Gmail nổi tiếng vì cung cấp giao diện người dùng đơn giản, dễ hiểu cho cả phiên bản máy tính để bàn và thiết bị di động. Gmail được coi là một trong những nhà cung cấp email tốt nhất cho cả người tiêu dùng và tổ chức vì dung lượng lưu trữ dồi dào, gửi thư nhanh chóng và tính năng lọc thực tế.

Các tính năng dễ sử dụng tương tự đi kèm với tài khoản và cũng có sẵn trên Google Workspace, cùng với các dịch vụ bổ sung. Cải tiến đáng chú ý nhất là tùy chọn liên kết tên miền với địa chỉ email doanh nghiệp của bạn. Các lợi ích khác của việc liên kết email với tên miền của doanh nghiệp có thể thấy rõ là:

• Tính chuyên nghiệp – Việc có một email doanh nghiệp chính thức sẽ tạo ra sự thống nhất giữa các tài sản kỹ thuật số của bạn, mang lại diện mạo chuyên nghiệp hơn.
• Tổ chức – Bằng cách kết nối nhiều tài khoản email với tên miền chuyên nghiệp của mình, bạn có thể tổ chức nhiều kênh liên lạc khác nhau dưới cùng một tên thương hiệu. Ví dụ: bạn có thể có một email để hỗ trợ khách hàng và một email khác để bán hàng. Điều này có thể giúp hợp lý hóa hơn nữa hoạt động của bạn.
• Truy cập tập trung – Sử dụng email của công ty được liên kết với tên miền đảm bảo rằng bạn luôn có thể truy cập vào các tài khoản chính, ngay cả khi nhân viên giám sát email đó rời khỏi công ty của bạn.

4. Liên kết rộng rãi với các ứng dụng tiện ích thứ ba

Các ứng dụng trong Google Workspace không chỉ hoạt động trơn tru với nhau mà chúng còn được thiết kế để dễ dàng tương tác với các tiện ích khác, cho phép bạn duy trì kết nối hoàn chỉnh giữa tất cả các công cụ năng suất ưa thích của mình.

Điều này bao gồm hàng nghìn ứng dụng bên thứ ba giúp nâng cao tính năng của các công cụ Workspace mà bạn ưa thích và có thể tìm thấy trên Google Workspace Marketplace. Các tiện ích bổ sung này cung cấp thêm chức năng, giao diện người dùng được cải tiến và các phương pháp dễ dàng để liên kết Workspace của bạn với các trang web và tài nguyên trực tuyến khác.

5. Bộ nhớ lưu trữ đám mây dồi dào với Google Drive

Google Workspace không chỉ cung cấp các ứng dụng liên quan đến doanh nghiệp mà còn cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây lớn và đảm bảo cần thiết để duy trì hoạt động của các ứng dụng đó. Hoạt động kinh doanh của bạn sẽ cần có chỗ cho email, bảng tính, trang web và các tệp khác, vì vậy cần rất nhiều dung lượng cho công việc của cả một công ty.

Google Workspace mang lại cho bạn khả năng nâng cao đáng kể dung lượng lưu trữ của mình, mặc dù tài khoản Google miễn phí chỉ cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ dùng chung. Với gói Google Workspace Business Starter cung cấp 30 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng, bạn có thể có dung lượng lưu trữ gấp đôi. Hơn thế nữa, với các phiên bản nâng cấp hơn như Google Workspace Enterprise, doanh nghiệp sẽ được cung cấp dung lượng không giới hạn.

Các thương hiệu doanh nghiệp thậm chí có thể yêu cầu thêm dung lượng lưu trữ nếu cần, vì vậy, bạn có thể tin tưởng rằng Google Workspace có thể mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn.

Gskygo là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp phần mềm bản quyền chính hãng và dịch vụ CNTT chuyên nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Đội ngũ của Gskygo gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.

Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Gskygo theo thông tin sau:

Email: info@gskygo.com | Website: www.gskygo.com

ĐT: +84 9024 17606 

Gskygo – Tin cậy & Dài lâu